Stajyerin ilk günü: oryantasyon ve haftalık hedef

İlk gün masa, kişi ve bir iş: üçü hazırsa staj başlamıştır.

Kötü stajın tarifi basit: ilk gün masa yok, kime soracağı belli değil, verilecek iş düşünülmemiş. İyi stajın tarifi de basit: bir masa, bir sorumlu, ilk hafta için yazılı bir hedef. Oryantasyon bir sunum değil; stajyerin ilk günün sonunda "yarın ne yapacağımı biliyorum" diyebilmesi.

Staj başlamadan önce hazır olması gerekenler

Çalışacağı yer: masa, bilgisayar ya da gerekli araçlar, gerekiyorsa e-posta hesabı ve sistem erişimleri. İlk gün "hesabını açalım" ile geçmesin.
Sorumlusu: staj belgesinde yazan kişi. O gün ofiste olmalı ve ilk saati stajyere ayırmalı.
İlk haftanın işi: küçük, bitirilebilir, gerçek bir iş. Örnek: geçen ayın faturalarını sisteme girmek, ürün fotoğraflarını klasörlemek, müşteri listesini güncellemek.
Kurallar: çalışma saatleri, öğle arası, kime izin sorulacağı, gizlilik. Sözlü yeter ama ilk gün söylenmeli.

İlk gün: bir saat, üç şey

İlk saat sorumluya ait. Üç şey: şirket ne yapıyor ve bu bölüm neresi (beş dakika), stajyer hangi işi yapacak ve nasıl kontrol edilecek (on dakika), ekip kim ve kime ne sorulur (tanıştırma). Sonra iş verilir; stajyer ilk günün sonunda bir şey bitirmiş olmalı.

Kalan gün ekipte geçsin, sorumlunun yanında değil. Stajyerin gözlemleyebileceği, sorabileceği insanlar arasında oturması, kapalı bir odada evrak okumasından daha çok öğretiyor.

Haftalık hedef: yazılı ve küçük

Her pazartesi beş dakika: bu hafta neyi bitireceğiz? Tek cümle, yazılı (mesaj bile olur). Cuma beş dakika: bitti mi, ne öğrendin, gelecek hafta ne? Bu on dakika staj defterinin de içeriğini veriyor; stajyer ne yazacağını biliyor, sorumlu ne imzaladığını biliyor.

Hedef küçük olsun. "Muhasebeyi öğren" hedef değil; "gelen faturaları kontrol edip sisteme girmeyi tek başına yap" hedef. Üç haftada üç küçük hedef, bir büyük hedeften iyi.

Staj defteri: ertelemeyin

Defter her gün ya da her hafta doldurulmalı; sonda toplu yazılan defter hem eksik olur hem öğrencinin notunu riske sokar. Cuma görüşmesi bunun için: o hafta yazılanı sorumlu okuyup imzalıyor. Sonunda kaşe ve yetkili imzası gerekiyor, belgeler rehberinde ayrıntısı var.

Sık sorulanlar

Stajyere gerçek iş vermek riskli değil mi?

Kontrol edilebilir iş verin: sonucu sorumlu görüp düzeltebilsin. Müşteriye giden bir şeyi ilk hafta tek başına yollamasın ama hazırlasın. Sahte iş vermek stajyeri de sizi de üç hafta oyalıyor.

Uzaktan stajda oryantasyon nasıl olur?

Aynı üç şey: erişimler ilk günden önce hazır, sorumluyla ilk gün görüntülü bir saat, yazılı haftalık hedef. Uzaktan stajda yazılı hedef daha da önemli; sorulacak insan yan masada değil.

Birden fazla stajyer alırsam?

Her birinin ayrı sorumlusu ve ayrı işi olsun. Aynı işi iki stajyere vermek ikisini de belirsizlikte bırakıyor.

Bu rehber neye dayanıyor

Oryantasyonun nasıl yapılacağını söyleyen bir mevzuat yok: bu yazı kural değil, işyeri pratiği anlatıyor. İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ayrı bir konu ve resmî kaynağı var.